KIEDY NALEŻY WYSTAWIĆ FAKTURĘ KORYGUJĄCĄ
Fakturę korygującą wystawiamy w przypadku stwierdzenia błędu w fakturze pierwotnej tj. :
– pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury
– udzielenie obniżki ceny w formie rabatu
– nabywca zwrócił towar
– zwrócono nabywcy całość lub część zapłaty
– wystawiono fakturę bez adnotacji „ mechanizm podzielonej płatności” pomimo takiego obowiązku
Faktura korygująca może powodować:
zmniejszenie podatku wykazanego w pierwotnej fakturze
-jest to tzw. korekta “in minus” obniżająca podstawę opodatkowania -np., gdy dokonywany jest zwrot, reklamacja czy udzielany jest rabat na transakcję
zwiększenie podatku wykazanego w pierwotnej fakturze
-jest to tzw. korekta “in plus” podwyższająca podstawę opodatkowania np. gdy nastąpiła pomyłka w liczbie towarów, w cenie, w kwocie podatku.
KTO WYSTAWIA FAKTURĘ KORYGUJĄCĄ
Fakturę korygującą wystawia ten podmiot, który wystawił fakturę pierwotną
CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA KORYGUJĄCA
– wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”
– kolejny numer oraz datę jej wystawienia
-dane z faktury pierwotnej ( tej, której dotyczy faktura korygująca)
– datę wystawienia i numer faktury pierwotnej ( korygowanej )
– nazwę i NIP wystawcy faktury i nazwę i NIP nabywcy towaru/usługi
-datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (dotyczy przypadku, gdy zapłata została zrealizowana przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
-nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
-opis przyczyny korekty
–jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
–w przypadkach, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania, lub kwoty podatku należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.
DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z WYSTAWIENIEM FAKTURY KORYGUJĄCEJ
Od 1 stycznia 2021 nastąpiła likwidacja warunku uzyskiwania potwierdzeń odbioru faktur korygujących IN MINUS na rzecz uzgodnienia między stronami warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Oznacza to, że podmiot wystawiający fakturę korygującą powinien posiadać dokumentację, z której wynika że uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania określone w fakturze korygującej i warunki te zostały spełnione. Ustawodawca nie ustalił, jak powinna wyglądać dana dokumentacja. Może to być np. korespondencja mailowa pomiędzy stronami.
Wystawienie faktury korygującej IN PLUS nie wymaga żadnej dodatkowej dokumentacji
NOTY KORYGUJĄCE
W przeciwieństwie do faktury korygującej notę korygującą wystawia nabywca , jeżeli stwierdzi błędy na fakturze pierwotnej. Noty mogą być wystawione w formie elektronicznej. W ten sposób można poprawiać tylko błędy formalne tj.
– dane nabywcy ( np. błędny adres )
– błędna data ( data wystawienia, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi )
– nazwa ( rodzaj ) towaru lub usługi
W ramach noty korygującej nie można dokonać korekty danych takich jak:
– miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
– cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)
– kwota wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
– stawka podatku
– suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
– kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
– kwota należności ogółem.
Nota wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie określają formy akceptacji.
Nota korygująca powinna zawierać:
– wyrażenie „nota korygująca”
– kolejny numer i datę jej wystawienia
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
– dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura
– wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
DUPLIKAT FAKTURY
Sprzedawca wystawia duplikat faktury na wniosek nabywcy, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Przepisy nie regulują, w jaki sposób nabywca powinien zgłosić wniosek o sporządzenie duplikatu. Może to zrobić nawet ustnie. Duplikat faktury powinien zawierać te same dane, co zaginiona lub zniszczona faktura VAT, oraz dodatkowo wyraz „duplikat” i datę wystawienia.
ANULOWANIE FAKTURY
Przepisy nie regulują kwestii anulowania faktur. Interpretacje i orzeczenia sądowe wskazują, że konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków:
– transakcja nie doszła do skutku
– faktura VAT nie trafiła do obrotu (obiegu prawnego), czyli wystawca powinien posiadać dwa egzemplarze dokumentu.
Z interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądowych wynika, że anulowanie faktury jest dopuszczalne, gdy:
– przedsiębiorca wystawił fakturę, ale przed przekazaniem jej klientowi zorientował się, że zawiera ona błędne dane
– przedsiębiorca wystawił fakturę, ale klient zrezygnował z zakupu i faktura nie została wysłana do klienta (ale jeśli klient odstąpił od umowy i zwrócił towar, na przykład przy sprzedaży wysyłkowej, to trzeba wystawić korektę faktury)
– przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i wróciła ona do firmy z fakturą
– przedsiębiorca wysłał towar i fakturę do kontrahenta, ale przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata ani nie wróciła do nadawcy.
Żeby poprawnie anulować fakturę, należy:
– przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury (jeśli jednego brakuje, należy udokumentować zaginięcie)
– do faktury dołączyć opis przyczyny anulowania wraz z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur.
Anulowane faktury, mimo że nie podlegają ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.
Nie możesz anulować faktury, jeśli:
– kontrahent odsyła ci nieprawidłowo wystawioną fakturę (nie zaksięgował jej w swoich rozliczeniach), ale faktura dokumentuje faktyczną czynność. Wystaw fakturę korygującą.
– faktura nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności, ale została wprowadzona do obrotu prawnego (kontrahent jej nie odesłał). Wystaw fakturę korygującą wartość sprzedaży „do zera”.
– wystawiłeś fakturę elektroniczną. Taka faktura została już wysłana odbiorcy i nie ma możliwości jej zwrotu. Wystaw fakturę korygującą.