ZOSIA SAMOSIA CZY ANNA ZARADNA?
Kiedy postanowiłam założyć własne biuro rachunkowe moja córka powiedziała „ mamo, Ty to masz dobrze bo inni muszą płacić za księgową, a Ty rozliczysz się sama” . Pomyślałam…fakt, zaoszczędzę na księgowej, a za te miliony kupię nowy samochód . Ale tak na poważnie . Obserwując fora internetowe, czy to te skierowane do księgowych, czy do przedsiębiorców, zauważyłam, jak wiele osób prowadzi księgowość swojej firmy samodzielnie, lub chociaż podejmuje takie próby.
I to zjawisko natchnęło mnie do napisania poniższego artykułu. No wiec jak to jest? WARTO PŁACIĆ TEJ KSIĘGOWEJ, CZY MOŻE LEPIEJ ODKŁADAĆ NA NOWE AUTO?
Wielu początkujących przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości . Myślę, że dzielą się na dwie grupy- pierwsza to osoby posiadające wiedzę w tym zakresie oraz druga- osoby zupełnie nieświadome konsekwencji jakie mogą czekać za nieprawidłowe sporządzanie dokumentacji, obliczanie podatku, płac itp. Jeżeli należą Państwo do pierwszej grupy to przy prostej formie ( ryczałt, podatkowa księga przychodów i rozchodów ) jest to możliwe , przy bardziej zaawansowanych formach tj. księgi rachunkowe należy w rzetelny sposób ocenić swoją wiedzę i doświadczenie.
Plusem samodzielnego prowadzenia księgowości swojej firmy jest oszczędność środków finansowych, które trzeba by było przeznaczyć na księgową. Ma to istotne znaczenie głównie dla początkujących przedsiębiorców, bo na „starcie” zawsze skrupulatnie liczymy wydatki. Kolejnym plusem ( ale też minusem ) jest 100% zaangażowanie w sprawy firmy, doskonała jej znajomość w każdym aspekcie. Jeżeli lubimy mieć kontrolę nad wszystkim- jest to dobre rozwiązanie. Moim zdaniem, jest to jednak również minus- bo pochłania dużą ilość czasu, energii, którą moglibyśmy spożytkować na rozwój firmy i pozyskiwanie nowych klientów. Dla tych, którzy jednak lubią wiedzieć co dzieje się w ich „biznesach” jest dobra wiadomość – można połączyć wiedzę i oszczędność czasu. Istnieje oprogramowanie, które pozwala uzyskanie tzw. panelu klienta i „podglądać” co zrobiła księgowa, przesyłać dokumenty za pośrednictwem internetu. Moje biuro pracuje na nowoczesnym oprogramowaniu ( Insert Nexo PRO ) , na Państwa życzenie jest możliwość instalacji takiej opcji. Jest to bardzo dobre rozwiązanie dla osób szczególnie zajętych- umożliwia dostarczanie dokumentów z biura/domu przy jednoczesnym ich podglądzie ( możemy szybko sprawdzić czy wszystkie dokumenty zostały przesłane ).
Dużym minusem samodzielnego prowadzenia księgowości swojej firmy jest na pewno ogromne ryzyko popełnienia błędu. Przepisy podatkowe , wszelkie ustawy i rozporządzenia zmieniają się w zastraszającym tempie. Aby być na bieżąco, trzeba poświecić dużo czasu na wertowanie dzienników ustaw , interpretacji Urzędów itp. Sama szkolę się regularnie, mam wykupione dostępy do różnych serwisów z wiedzą specjalistyczną, uczestniczę w zamkniętych grupach, w których wymieniam się wiedzą i doświadczeniami. Wszystko po to, aby na bieżąco reagować na zmiany w przepisach. Ponadto mam wykupione OC dla biur rachunkowych, które chroni moich klientów gdybym jednak popełniła błąd ( księgowa – też człowiek ). Jeżeli prowadzą Państwo księgowość samodzielnie, skutki błędów pokrywają Państwo z własnej kieszeni. Tu należy zaznaczyć , iż Urząd Skarbowy ma 5 lat ( w praktycznie jest to dużo dłuższy czas) na kontrolę naszej firmy. Kiedy po paru latach okaże się, że jednak zaszła pomyłka i należy dopłacić podatek, trzeba liczyć się z odsetkami od zaległości podatkowych. Wiele instytucji czas na kontrolę ma jednak o wiele dłuższy, o czym często zapominamy.
Kolejnym minusem jest konieczność samodzielnej wysyłki dokumentów, które ustawodawca nakazuje np. wysłać w formie elektronicznej. Doskonałym przykładem jest nowy plik JPK-FA, który przysparza wielu problemów, nawet specjalistom. Trzeba posiadać odpowiednie oprogramowanie do sporządzenia i wysyłki tych dokumentów, to kolejny koszt dla Państwa firmy. Moje biuro rachunkowe posiada nowoczesne, na bieżąco aktualizowane oprogramowanie. Wszelkie dokumenty wysyłane są opatrzone moim podpisem kwalifikowanym.
Jeszcze jeden minus, ale jakże nielubiany. Często odbieram telefon – Pani Kasiu dzwonili z ZUS/ze Skarbówki , może Pani zadzwonić i wyjaśnić? Kto lubi telefony z tych instytucji? Raczej nikt, choć często Panie są naprawdę miłe. Zawiłość przepisów, zagadkowe paragrafy na pismach, tajemne kwoty … jeżeli ktoś naprawdę nie chce się w to zagłębiać ( choć czasem niestety nawet mając księgową – trzeba ) to księgowa jest w stanie to załatwić. Oczywiście wiąże się to z udzieleniem odpowiednich upoważnień dla osoby prowadzącej księgowość.
Podsumowując, decyzja zawsze leży po stronie właściciela firmy. Moim zdaniem, o ile firma jest mała, księgowość uproszczona, a wiedza właściciela na odpowiednim poziomie- jest to możliwe. Niestety, jedynym plusem jest dla mnie oszczędność pieniędzy. W „KS KSIĘGOWOŚĆ” opłaty za prowadzenie księgowości zaczynają się już od 100 złotych brutto za miesiąc. Jest to niewielka cena za tzw. „święty spokój”. Powierzając księgowość swojej firmy specjaliście, oszczędzają Państwo czas, nerwy i …pieniądze … dlaczego? Wyprowadzenie błędów w księgowości ( czasem nawet z kilku lat ) jest dużo bardziej kosztowne niż bieżące prowadzenie księgowości – zarówno jeśli mówimy o koszcie obsługi księgowej, jak i konieczności zapłaty zaległych zobowiązań, kar i odsetek.
Najważniejsze jest jednak to, aby znaleźć takie rozwiązanie, które nas usatysfakcjonuje. Pamiętajmy, że to nasza firma i to my decydujemy o wszystkich jej sprawach, oraz my odpowiadamy za wszelkie uchybienia.
W razie wątpliwości zapraszam do kontaktu, wycena usług nic nie kosztuje, a może ułatwić podjęcie decyzji.
W następnym artykule postaram się odpowiedzieć na pytanie, czy warto zatrudnić księgową na etacie czy zlecić prowadzenie księgowości do biura rachunkowego.