CO TO JEST KSEF?
Zgodnie z definicją zawartą na stronie MF: Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Co to oznacza w praktyce? Brak możliwości wystawiania tradycyjnych faktur papierowych. Zastąpią je faktury ustrukturyzowane, wystawione w formacie xml , zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktury nadal będzie można wystawiać poprzez udostępnione oprogramowanie zewnętrzne ( tzw. programy komercyjne ) lub poprzez bezpłatne narzędzia, które udostępni Ministerstwo Finansów.
Czy mnie to dotyczy ? Obecnie wystawianie faktur poprzez KSeF jest dobrowolne. Służy do tego KSeF 1.0 , dostępny na MF. Od przyszłego roku obowiązkowe wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF obejmować będzie obligatoryjnie kolejne grupy przedsiębiorców – zatem prędzej czy później każdy przedsiębiorca będzie musiał wdrożyć KSeF.
Terminy wdrożenia KSeF
od 01 lutego 2026 roku – przedsiębiorcy u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln. zł
od 01 kwietnia 2026 roku – pozostali przedsiębiorcy
Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Uproszczenia
Faktury dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie.
Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. ( obowiązkowy KSeF od 01 stycznia 2027 roku ). Jest to rozwiązanie przewidziane dla tzw. osób wykluczonych cyfrowo.
Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury.
Do końca 2026 r. odroczony będzie obowiązek podawania numeru KSeF faktury podczas płatności pomiędzy podatnikami czynnymi (art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług) oraz w ramach MPP.
Fakultatywne wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie wystawianie w KSeF faktur z załącznikiem. Wprowadzone zostaną odpowiednie regulacje, w tym dotyczące miedzy innymi konieczności wcześniejszego zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem).
Jak rozpocząć wystawianie faktur z KSeF
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej). Mogą Państwo już teraz pobrać aplikację mobilną KSeF, która jest dostępna pod linkiem TU. Zalecamy, aby już teraz zapoznać się z funkcjonalnością KSeF, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Tryb offline24
Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF. Na temat tej procedury napiszemy w kolejnym wpisie na stronie.
Dla naszych klientów przygotowaliśmy instrukcje dotyczące obsługi KSeF. Jeżeli chcą Państwo mieć dostęp do bieżących informacji i instrukcji przygotowywanych przez biuro– zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.